Ablagen- und Dokumentenmanagement leicht gemacht: So finden Sie immer alles schnell wieder

16. August 2013

Sie möchten Unterlagen immer sofort im Zugriff haben, wenn Sie sie benötigen? Sie möchten keine Doppel und Mehrfachablagen? Und Ihr Chef und die Kollegen oder Ihre Vertretung sollen sich bestenfalls auch in Ihrer Ablage zurechtfinden? Dann muss eine klare Struktur her. 

In diesem Artikel erklären Wir Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt zu einer übersichtlichen Ablage gelangen.

Wie übersichtlich ist Ihre Ablage?

Kennen Sie diese Aussagen?

  • „Bei uns hat jeder sein eigenes System …“
  • „In meiner eigenen Ablage finde ich mich ja gerade so zurecht, aber wehe, wenn ich woanders etwas suchen muss!“
  • „Ich lege zur Sicherheit vieles mehrfach an verschiedenen Stellen ab. Trotzdem finde ich etwas manchmal nicht wieder …“

Im Sekretariat gehört es zu Ihren Kernkompetenzen, Informationen schnell griffbereit zu haben – und das nicht nur für Ihren eigenen Arbeitsbereich, sondern auch für Ihren Chef und die Kollegen. Sie leisten mit einer transparenten und optimal strukturierten Ablage einen wichtigen Beitrag dazu, dass Sie Vorgänge effizient verwalten und alle notwendigen Informationen schnell zur Verfügung haben.

Ihr persönlicher Ablage-Check – ein Selbsttest

Machen Sie ein Kreuz bei „ja“ oder „nein“ und finden Sie mit der Auswertung heraus, ob Sie Ihre Ablage anders organisieren sollten. Klicken Sie einfach auf den Link „Selbsttest zum Thema Ablage“ und testen Sie sich.

Daran erkennen Sie eine schlecht organisierte Ablage

  • Ablageberge türmen sich.
  • Niemand weiß genau, wo was liegt.
  • Die Aufbewahrung von Unterlagen ist unübersichtlich.
  • Schriftstücke werden teilweise mehrfach abgelegt.
  • Andere können sich nicht hineindenken und somit nichts finden.

Die 4 Prinzipien einer optimalen Ablageorganisation

Beachten Sie die folgenden vier Ablageprinzipien – und Sie haben alles im Griff!

Prinzip 1:

Legen Sie den Ablageort fest.

Legen Sie sowohl bei der Papier- als auch bei der PC-Ablage genau fest, wo welches Dokument abgelegt werden soll. Je eindeutiger Sie den Ort bestimmen, desto besser können Sie, Ihr Chef und Ihre Kollegen Dokumente zuordnen und wiederfinden.

Prinzip 2:

Legen Sie den firmeninternen Ablagewert fest.

Viele Dokumente unterliegen keiner bestimmten Aufbewahrungsfrist und verlieren irgendwann ihren Wert. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Anschreiben, mit denen Sie Unterlagen verschicken. Entsorgen Sie wertlos gewordene Dokumente.

Prinzip 3:

Legen Sie die Ablageart fest.

Diese drei Ablagearten gibt es:

1. in Papierform,

2. als Dokument/Datei im PC auf dem Desktop oder dem Server,

3. als E-Mail-Ablage in Outlook/Notes oder Ähnlichem.

Idealerweise beschränken Sie sich auf zwei Ablagearten: Papier und PC. Diese beiden Ablagearten sind dann aber auch auf die gleiche Art und Weise strukturiert. Das bedeutet, dass Sie keine getrennte E-Mail-Ablage haben, sondern eine E-Mail direkt dem betreffenden Vorgang zuordnen.

Der Geschaeftsbrief.com Tipp

Auch wenn Ihnen das ungewohnt erscheint: Ziehen Sie E-Mails nicht mehr in Unterordner in Ihrem E-Mail-Programm, sondern speichern Sie sie in Ihrer elektronischen Ablage ab. Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf SPEICHERN UNTER. Legen Sie sie wie die anderen Dokumente auch in Ihrer elektronischen Ablage auf dem Server ab.

Prinzip 4:

Beachten Sie 2 Formen der Aufbewahrungsfristen:

1. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

2. Interne Aufbewahrungsfristen

50 Gedanken zu „Ablagen- und Dokumentenmanagement leicht gemacht: So finden Sie immer alles schnell wieder

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