Was Sie beim Aufbewahren von wichtigen Dokumenten beachten sollten

2. August 2013

Aufbewahrungsfrist abgelaufen? Warum das Aufbewahren einiger Unterlagen trotzdem sehr wichtig ist. 

Selbst wenn eine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, dürfen Sie Unterlagen nicht vernichten, wenn diese für eine begonnene Außenprüfung für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für laufende steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen oder zur Begründung von steuerlichen Anträgen Ihrer Firma benötigt werden.

Tipp:

Auch wenn eine Betriebsprüfung abgeschlossen ist, sollten Sie die relevanten Unterlagen noch eine Weile aufbewahren.

Falls der Prüfer sich geirrt hat, möchte Ihr Unternehmen möglicherweise Einspruch einlegen.

Warten Sie also, bis der Vorgang komplett abgeschlossen ist.

Wann genau Sie etwas wegwerfen dürfen

Wenn die Steuerfestsetzung für 2009 erst im Jahr 2011 erfolgt ist, beginnen für die Belege des Jahres 2009 die Aufbewahrungsfristen erst mit dem Jahr 2011 zu laufen.

Beispiel:

Die Steuerbescheide für 2009 ergehen am 15. August 2011. Die Unterlagen aus dem Jahr 2009 sind bis zum Ablauf des Jahres 2021 aufzubewahren.

Am 1. Januar 2022 dürfen die Unterlagen aus 2009 erst vernichtet werden.

Bewahren Sie Verträge auf

Ein langfristiger Vertrag wird schon einmal um einen oder mehrere Einzelverträge ergänzt.

Das bedeutet: Selbst wenn die Aufbewahrungsfrist für den Originalvertrag schon abgelaufen ist, dürfen Sie ihn nicht vernichten, da die ergänzenden Vereinbarungen später getroffen wurden. Sie benötigen den Originalvertrag als „Basis“ für die später geschlossenen Einzelverträge.

Achtung:

Die Aufbewahrungsfrist für einen Vertrag beginnt, wenn der Vertrag abgelaufen ist.

Reicht es, wenn alle Unterlagen elektronisch verfügbar sind?

Nach einer Novelle der Abgabenordnung (AO), die bereits seit dem Jahr 2002 in Kraft ist, sind Sie verpflichtet, ursprünglich erstellte digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Sie dürfen die Daten nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahren.

Wichtig:

Wer seine steuerlich relevanten Unterlagen per Computer erstellt, bearbeitet und digital versendet, ist zur elektronischen, revisionssicheren Archivierung verpflichtet.

Nur so ist sichergestellt, dass auch nach zehn oder mehr Jahren eine strukturierte und systemunabhängige Auswertung der unveränderlichen Daten möglich ist.

Mit anderen Worten: Was Sie elektronisch erstellt und bearbeitet haben, müssen Sie auch elektronisch revisionssicher archivieren.

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