Verwenden Sie die richtigen Organisationsmittel für Ihre Ablage

20. September 2013

Viele Sekretärinnen haben nur noch wenige Ordner im Schrank. Die meisten Unterlagen bevorraten sie elektronisch. Hier finden Sie wichtige Praxis-Tipps, die Ihnen viel Arbeit bei der Ablage ersparen. 

Sie haben die Wahl zwischen fünf verschiedenen Organisationsmitteln:

1. Die PC-Ablage hat die oberste Priorität. Verzichten Sie – wann immer es möglich ist – darauf, aus einer Datei ein Papierdokument zu machen. Achten Sie auf eine einheitliche Struktur. Den Ordner im Schrank sollten Sie genauso kennzeichnen und mit dem gleichen Inhalt füllen wie den Ordner im PC. Damit haben Sie einen wichtigen Schritt hin zur papierlosen Ablage getan. Jetzt besteht die Möglichkeit, schnell festzustellen, wann ein Ordner die gleichen Papierdokumente enthält wie der Ordner im PC. Dann können sie den Papierordner entsorgen. Davon ausgenommen sind die Dokumente, die Sie unbedingt in Papierform aufbewahren müssen (z. B. Originalverträge).

2. Der Papierordner ist ideal, wenn Sie umfangreiche Vorgänge ablegen wollen. Mithilfe von Trennblättern oder Registraturen können Sie große Ablagemengen logisch gliedern. Ordner eignen sich für:

  • umfangreiche Kunden- und/oder Lieferantenablagen,
  • Projekte,
  • Produktdokumentationen,
  • gleichartige Dokumente (z.B. Rechnungen).

3. Die Hängeregistratur ordnet kleine Vorgänge, die nur aus wenigen Dokumenten bestehen. Hierbei haben Sie in einem Auszug einen schnellen Überblick über viele Themen, die Sie mit den entsprechenden Reitern benannt haben. Hängemappen oder Hängetaschen setzen Sie optimal ein für

  • kleine Kunden- und/oder Lieferantenablagen,
  • den aktuellen Teil der Projektablage,
  • aktuelle Vorgänge zur Bearbeitung,
  • die Sammlung von Standardinformationen (z. B. Prospekte, Rundschreiben).

4. Der Stehsammler eignet sich für Fachzeitschriften, umfangreiche Kataloge und Prospekte.

5. Die Stapelablage sollten Sie nur kurzzeitig einsetzen, um aktuelle Dokumente in einem Ablagefach zu sammeln, bevor Sie sie endgültig bearbeiten. Vermeiden Sie unnötige Wege: Der Standort der Ablage Ordnen Sie Ihre Ablage räumlich so an, dass Sie auf die Dokumente jederzeit schnellen Zugriff haben, die Sie häufig brauchen.

  • Direkter Zugriff: Das ist der Bereich rund um Ihren Arbeitsplatz, den Sie ohne aufzustehen erreichen können; hier haben Sie die Dokumente, die Sie ständig (mehrmals am Tag) für Ihre Arbeit benötigen.

  • Indirekter Zugriff: Das ist Ihr Büro und der Bereich rund um Ihren Arbeitsplatz, den Sie mit wenigen Schritten erreichen; in diesem Bereich befinden sich die Dokumente, auf die Sie häufig (täglich) zugreifen müssen.

  • Distanzbereich: Hierbei handelt es sich um das Archiv oder andere Ablageorte, die weiter entfernt sind; deshalb sind dort nur die Dokumente untergebracht, die aufgrund von Ablagefristen aufbewahrt werden müssen, aber nicht mehr oder nur noch ganz selten gebraucht werden

Tipps für den Ablagealltag, wenn…

… der Ordner zu voll ist

Prüfen Sie, welche Dokumente ihren Wert verloren haben. Werfen Sie diese weg. Vermeiden Sie, Dokumente doppelt abzulegen; arbeiten Sie lieber mit Querverweisen bei umfangreichen Unterlagen. Überlegen Sie, ob Sie alle Dokumente in Papierform benötigen, obwohl Sie sie außerdem im PC gespeichert haben.

.. mehrere Mitarbeiter Zugriff auf die Ablage haben

Weil sich mehrere Kollegen aus der Ablage bedienen, suchen Sie immer wieder Unterlagen und wissen nicht, wer sie gerade hat. Verpflichten Sie Ihre Kollegen dazu, ein Entnahmeblatt an die Stelle zu heften, an der sie einen Vorgang entnommen haben. Auf dem Entnahmeblatt reicht das Kurzzeichen des Mitarbeiters, und jeder weiß, wo sich der Vorgang gerade befindet.

… der Chef seine persönliche Ablage haben will und nichts wiederfindet

Geben Sie Ihrem Chef nur Kopien und behalten Sie die Originale in Ihrer Sekretariatsablage. Das bedeutet zwar, dass Sie und Ihr Chef doppelt ablegen, aber in diesem Fall erleichtert es Ihren Zugriff. Sie sparen Zeit, weil Sie keine Vorgänge suchen müssen und keine Unterlagen verloren gehen. Wenn Sie diese Doppelablage nicht wollen, bieten Sie Ihrem Chef an, dass Sie die Ablage für ihn übernehmen und diese damit im Griff behalten.

… Umläufe durch die Abteilung/das Unternehmen ewig dauern

Erstellen Sie eine Umlaufmappe in einer Knallfarbe. Heften Sie in die Innenklappe eine Arbeitsanweisung, die der Chef unterschrieben hat: „Diese Umlaufmappe ist innerhalb eines Tages weiterzugeben.“

… sich ungelesene Fachzeitschriften stapeln

Behalten Sie alle Fachzeitschriften für zwei Monate in Ihrem Büro. Wer sich in dieser Zeit meldet und nach der Zeitschrift fragt, bekommt sie demnächst im direkten Verteiler. Alle anderen Fachzeitschriften bestellen Sie ab. Wenn Ihr Chef trotzdem nicht auf die Information verzichten möchte, abonnieren Sie den E-Mail-Newsletter dieser Zeitschrift.

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