Abwesenheitsnotiz formulieren: professionell & freundlich

4. Februar 2015

Sie fahren in Urlaub oder Sie sind paar Tage nicht im Büro erreichbar? Formulieren Sie eine Abwesenheitsnotiz. Hier lesen Sie ganz einfach wie. 

Die Abwesenheitsnotiz: Freundlich und professionell formulieren

Sie fahren in Urlaub oder sind aus anderen Gründen ein paar Tage nicht im Büro erreichbar? Dann sollten Sie Ihre Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden darüber mit einer freundlichen und professionellen Abwesenheitsnotiz informieren. Schließlich möchten Ihre Kunden wissen wie lange sie warten müssen, bis ihr Anliegen bearbeitet wird. Versorgen Sie den Absender also mit allen Informationen, die er braucht, um sich auch in Ihrer Abwesenheit gut betreut zu fühlen.

Die Basics: Das interessiert den Absender

Auch bei einer Abwesenheitsnotiz sollten Sie auf eine Anrede nicht verzichten. Da Sie ja nicht wissen, wer Ihnen schreibt, müssen Sie auf „Sehr geehrte Damen und Herren“ zurückgreifen. Dann sollte ein kurzer Dank für die Mail folgen.

Anschließend informieren Sie Ihren Kontakt darüber, wann Sie wieder erreichbar sein werden. Formulieren Sie immer positiv! Statt „Ich bin vom … bis …nicht im Büro“ schreiben Sie lieber, ab wann Sie wieder erreichbar sind und wer sich in der Zwischenzeit um das jeweilige Anliegen kümmert. So fühlt sich der Kunde, Partner oder Lieferant trotz Ihrer Abwesenheit gut beraten statt alleingelassen. Verzichten Sie dabei aber auf Formulierungen wie „…in dringenden Fällen“ Sie können beim Absender den Eindruck erwecken, dass er Ihre Vertretung mit seinen Fragen belästigt wenn sie nicht absolut dringend geklärt werden müssen. Schreiben Sie stattdessen lieber „Frau XY ist in der Zwischenzeit gerne für Sie da.“

Informieren Sie auch darüber, ob Mails automatisch zu Ihrer Vertretung weitergeleitet werden oder nicht. Denken Sie am Ende an Grußformel und Namen!

Der Aufbau

  • Anrede
  • Wann sind Sie wieder erreichbar?
  • Wer vertritt Sie?
  • Wird die Mail automatisch weitergeleitet?
  • Grußformel und Name

Bin dann mal im Urlaub …?

Ob Sie den Grund Ihrer Abwesenheit erwähnen oder nicht, müssen Sie individuell entscheiden. Grundsätzlich ist die Information, dass Sie sich gerade im wohlverdienten Urlaub befinden, für den Absender nicht interessant. Sind Sie aber wegen einer Fortbildung, einer Messe oder einem Kongress unterwegs, dürfen Sie das ruhig angeben. Es zeigt, dass Sie immer auf dem neuesten Wissensstand bleiben und sich über aktuelle Entwicklungen informieren möchten.

Kommunizieren Sie ausschließlich mit deutschen Kunden und Geschäftspartnern, ist es völlig ausreichend eine deutsche Abwesenheitsnotiz zu schreiben. Bekommen Sie aber auch Mails aus dem Ausland, sollten Sie sich die Mühe machen, zusätzlich eine englische Abwesenheitsnotiz zu formulieren.

Abwesenheitsnotiz in Deutsch: ein Beispiel

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin ab dem 15.2.2014 wieder für Sie erreichbar. In der Zwischenzeit beantwortet Herr Bernd Müller gern Ihre Fragen. Sie erreichen Ihn unter
B. Mueller@firma.com, Telefon: 0123/456789.

Ihre Mail wird automatisch an Herrn Müller weitergeleitet.

Mit freundlichen Grüßen
Maria Heinemann

Abwesenheitsnotiz in Englisch: Muster

Dear Sir or Madam,

thank you for your e-mail. I will be back in the office on February 15. During my absence please contact my colleague Mr. Bernd Mueller, telephone +49 123-456789 or e-mail: B. Mueller@firma.com. He will be pleased to help you.

Your e-mail will be forwarded to him automatically.

Sicerely
Maria Heinemann

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