Ihre Checkliste für eine professionelle Abwesenheitsnotiz + 2 Vorlagen

31. August 2015

Investieren Sie zwei Minuten und beeindrucken Sie Ihre Korrespondenzpartner mit einer freundlichen und professionellen Abwesenheitsbenachrichtigung. 

Mit dieser Checkliste, die Sie auch Ihren Kolleginnen und Kollegen geben können, gelingt Ihnen das spielend leicht.

To do Erledigt?

Einen freundlichen Betreff angeben. Zum Beispiel:

● Ich bin am (Datum angeben) wieder da
● Ich bin im Urlaub
● Eine Kollegin vertritt mich zurzeit

Auf korrekte Rechtschreibung achten. Zum Beispiel Grüße, nicht Grüsse. Straße, nicht Strasse. E-Mail statt Mail oder e-mail.
Anrede, Begrüßung wie zum Beispiel „Guten Tag“ verwenden.

Angeben, wann ich wieder da bin. Nicht sagen, wann ich nicht da bin.
Nicht: Ich bin vom 12. bis 18 Juni nicht da.
Besser: Ich bin am 18. Juni 20.. wieder da.

Angeben, was während der Abwesenheit mit der erhaltenen E-Mail passiert.
Wenn E-Mails nicht weitergeleitet werden, Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse nennen. Wenn E-Mails weitergeleitet werden, mitteilen, an wen.
Eine Grußformel angeben. Zum Beispiel: „Freundliche Grüße“
Meinen vollständigen Namen angeben.
Vollständige Signatur einfügen.
Englischen Text/englische Signatur ergänzen, falls es Kontakt zu ausländischen Geschäftspartnern gibt.

2 Vorschläge für gelungene Abwesenheits-E-Mails:

Vorschlag 1: Alternative zu „In dringenden Fällen …“ – klassisch und gut

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bin am 22. August 20.. wieder im Büro und bearbeite meine E-Mails dann zügig. Ich hoffe, Ihr Wunsch kann so lange warten.

Sollten Sie schneller Unterstützung benötigen, ist Ihnen meine Kollegin Ute Zuber behilflich. Sie erreichen sie unter ute.zuber@hoffmanns.de täglich von 9 bis 17 Uhr. Ihre Telefonnummer ist 0511 12444-23.

Freundliche Grüße

Barbara Schmidt

Signatur

Das sagt die Redaktion dazu: Der Empfänger muss nicht erst entscheiden, ob sein Anliegen dringend ist oder nicht. Er kann sich an die Kollegin wenden, wenn er die Antwort vor dem 22. August benötigt. Eine sehr gelungene Abwesenheitsnotiz, die alle Informationen enthält, die man sich wünscht. Und dazu noch freundlich formuliert ist.

Vorschlag 2: E-Mail wird nicht weitergeleitet, es gibt aber eine Ansprechpartnerin – klassisch und gut

Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich werde am 18. August 20.. wieder im Büro sein und Ihre E-Mail so schnell wie möglich beantworten.

Da Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet wird, wenden Sie sich bei Bedarf bitte an meine Kollegin Iris Weber, iris.weber@thomsen.com, die Ihnen bei Wünschen und Fragen gern behilflich ist. Ihre Telefonnummer ist: 0211 6789-234.

Freundliche Grüße

Ruth Eberts

Signatur

Das sagt die Redaktion dazu: Die Information „Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet“ wird hier freundlich verpackt.

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