So informieren Sie Mandanten, Kunden und Geschäftspartner über den bevorstehenden Betriebsurlaub

21. März 2016

Wenn auch Ihr Unternehmen im kommenden Sommer den Betrieb für einige Wochen einstellt, dann sollten Sie Ihre Geschäftspartner darüber rechtzeitig informieren. 

Bereits lange vor der offiziellen Mitteilung kann diese Information auf der Homepage des Unternehmens an hervorgehobener Stelle erscheinen. Ebenso sollten Sie sie als kurze Zusatzbemerkung im PS von Briefen oder E-Mails anfügen. Das könnte so aussehen:

In diesem Jahr haben wir von Montag, 9. Juli 20.., bis einschließlich Freitag, 20. Juli 20.., einen
Betriebsurlaub eingeplant.

Oder:

Bitte merken Sie sich vor: Betriebsurlaub der Finkenwerke GmbH von Montag, 9. Juli 20.., bis einschließlich Freitag, 20. Juli 20…

Was sollten Sie Ihren Kunden mitteilen?

Teilen Sie Ihren Mandanten, Kunden und Geschäftspartnern selbstverständlich den Termin des Betriebsurlaubs mit, aber vermitteln Sie gleichzeitig,

  • bis wann Bestellungen bei Ihnen ankommen müssen, damit sie noch vor dem Betriebsurlaub abgewickelt werden können;
  • ob es während des Betriebsurlaubs einen Notdienst für dringende Angelegenheiten gibt und wann und wie er zu erreichen ist;
  • bis wann Lieferungen erfolgen können – möglicherweise nach Absprache auch zu speziellen Zeiten während des Betriebsurlaubs;
  • bis wann Rechnungen ankommen müssen, damit sie noch vor dem Betriebsurlaub bezahlt werden können;
  • ob nur einige Abteilungen von diesem Betriebsurlaub betroffen, andere aber zu erreichen sind.

Wichtigstes Ziel dieser Mitteilung ist, Klarheit zu schaffen, ohne dabei Hektik und Nervosität zu verbreiten. Es muss ganz selbstverständlich klingen. Sie sind eine gewisse Zeit nicht zu erreichen, aber es kann alles ohne Nachteile für den Kunden ganz souverän geregelt werden. Das ist die Botschaft.

Beachten Sie: Nennen Sie den ersten und letzten Urlaubstag! Also: Montag, 9. Juli 20.., und Freitag, 20. Juli 20…

Vermeiden Sie Begründungen, Entschuldigungen und Rechtfertigungen

Bei Ankündigungen von Betriebsurlaub wimmelt es üblicherweise von „leider“. Es gibt aber keinen Anlass zum Leiden, keinen Grund, dass Sie sich in Ihrer Mitteilung entschuldigen, rechtfertigen oder Ihr Bedauern ausdrücken.

Sie tun nichts Unrechtes und sollten Ihren Betriebsurlaub nicht mit schlechtem Gewissen ankündigen. Sie begehen keine Fahnenflucht und lassen niemanden im Stich. Auch alle Empfänger Ihrer Mitteilung machen irgendwann einmal Urlaub.

So nicht: Für unsere betrieblichen Abläufe ist es sinnvoll, einen gemeinsamen Urlaub zu planen. Leider wird daher unser Labor ab 9. Juli 20.. bis einschließlich 20. Juli 20.. geschlossen sein. Ich hoffe, Sie haben dafür Verständnis.
Besser so: Wir erholen uns zwei Wochen und stürzen uns dann mit neuem Elan auf Ihre Anfragen und Aufträge.
So nicht: Leider sind wir für Sie in dieser Zeit nicht erreichbar.
Besser so: Zwei Wochen kümmern unsere Mitarbeiter sich jetzt einmal um sich selbst und dann wieder 50 Wochen um Sie.

KISS – Keep it short and simple

Diese Empfehlung, alles kurz und einfach zu halten, sollte Sie bei den Briefen zur Ankündigung des Betriebsurlaubs leiten. Aber ein freundlicher Zusatz neben den praktischen Anleitungen ist nicht verboten. Wir liefern Ihnen gleich einen Vorschlag, der das Thema Betriebsurlaub pragmatisch und freundlich regelt.

Muster-E-Mail

Betreff: Betriebsurlaub von Montag, 9. Juli 20.., bis einschließlich Freitag, 20. Juli 20..

Sehr geehrter Herr Wolf,

unsere Computer und Maschinen gehen in den Sommerurlaub. Wir gönnen ihnen diese Pause. Wir haben uns solidarisch erklärt und schließen uns an.

Am Freitag, 6. Juli 20.., stellen wir um 16 Uhr unsere Computer ab und unsere Maschinen stehen still.

Am Montag, 23. Juli 20.., werden wir dann unsere Computer und Maschinen um 8 Uhr wieder mobilisieren und mit frischen Kräften starten.

Während des Betriebsurlaubs bin ich nicht zu erreichen. Wir sollten daher schon rechtzeitig alle Termine abstimmen, um den Zeitplan für unser Indien-Projekt noch vor diesem Urlaub endgültig festzulegen. Ich wäre beruhigt, und wir könnten beide den Sommer mit größerer Gelassenheit begrüßen.

Freundliche Grüße

Behringer GmbH & Co. KG

Wolfgang Behringer
Geschäftsführer

Behringer GmbH & Co. KG
Hofstraße 5
22555 Hamburg
Tel.: 040 232323-0
Fax: 040 232323-123
E-Mail: wolfgang.behringer@behringer.de
www.behringer.de

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